Zarządzenie Nr 605/2020 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 10 listopada 2020 r.w sprawie ustalenia wewnętrznego Regulaminu organizacyjnego Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie
Zarządzenie Nr 605/2020 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 10 listopada 2020 r.w sprawie ustalenia wewnętrznego Regulaminu organizacyjnego Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie
Na podstawie art. 33 ust.2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 713 ze zm.) i § 15 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 116/V/2019 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 27 marca 2019 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie z późn. zm. zarządzam, co następuje:
§ 1. Ustalam wewnętrzny Regulamin organizacyjny Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie, w brzmieniu jak w załączniku do niniejszego zarządzenia.
§ 2. Traci moc zarządzenie Nr 154/VIII/2019 r. Burmistrza Gminy Chojna z dnia 8 maja 2019 r. w sprawie ustalenia wewnętrznego Regulaminu organizacyjnego Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie z późn. zm.
§ 3. Wykonanie zarządzenia powierzam naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego.
§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Sporządziła:
Monika Adamczyk
Naczelnik Wydziału Organizacyjnego
30.10.2020 r.
Wewnętrzny regulamin organizacyjny wydziału organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1. Merytoryczny zakres działania Wydziału Organizacyjnego określa § 24 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie.
§ 2. Nadzór i kontrolę nad działalnością Wydziału Organizacyjnego sprawuje Sekretarz Gminy, a w czasie jego nieobecności Zastępca Burmistrza.
§ 3. Całokształtem pracy Wydziału Organizacyjnego zwanego dalej „Wydziałem” kieruje Naczelnik i w związku z tym:
- koordynuje pracą podległych pracowników oraz sprawuje ogólny nadzór nad funkcjonowaniem Wydziału, w tym:
- przydziela pracownikom Wydziału zadania wynikające z indywidualnych zakresów czynności oraz inne wynikające z doraźnej potrzeby zadania związane z zakresem działalności Wydziału,
- dekretuje pisma wpływające do Wydziału;
- decyduje o sposobie wykonywania zadań;
- sprawdza pod względem merytorycznym i redakcyjnym korespondencję z nadzorowanych stanowisk pracy oraz wszelkie inne projekty opracowywane przez pracowników;
- czuwa nad przestrzeganiem przez pracowników terminowego i zgodnego z prawem załatwiania spraw;
- udziela podległym pracownikom niezbędnej pomocy i instruktażu w zakresie wykonywanych przez nich zadań i obowiązków;
- inspiruje podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników;
- inicjuje usprawnienie procesów pracy w nadzorowanych dziedzinach;
- wykonuje kontrolę wewnętrzną w Wydziale;
- nadzoruje dyscyplinę i kulturę pracy;
- odpowiada za właściwe zabezpieczenie na stanowiskach pracy dokumentów służbowych i innych materiałów;
- dokonuje oceny wyników pracy podległych pracowników i na tej podstawie wnioskuje o przyznanie nagród, kar i awansów;
- odpowiada za pozostające w jego władaniu środki finansowe związane z wykonywanymi zadaniami Wydziału;
- odpowiada przed Burmistrzem Gminy Chojna za realizację zadań i prawidłową organizację Wydziału,
- sprawuje merytoryczny nadzór nad stanowiskami urzędniczymi:
- stanowiskiem ds. organizacyjnych i obsługi sekretariatu,
- stanowiskiem ds. kancelaryjnych i obsługi interesanta,
- stanowiskiem ds. administracyjnych i archiwum zakładowego,
- starszym informatykiem,
- stanowiskiem ds. informatyki,
- sprawuje merytoryczny nadzór nad stanowiskami nie urzędniczymi:
- konserwatorem- kierowcą,
- gońcem – kierowcą,
- pomocą administracyjną.
§ 4. 1. Pracownicy Wydziału odpowiadają przed Naczelnikiem Wydziału za prawidłowe i sprawne wykonywanie zadań i obowiązków, zgodnie z przydzielonym im zakresem czynności.
2. Podstawowe obowiązki pracowników określają postanowienia Regulaminu Pracy Urzędu Miejskiego w Chojnie. Poza tymi obowiązkami pracownicy Wydziału powinni:
- wzajemnie współdziałać i współpracować przy wykonywaniu obowiązków służbowych;
- inicjować oraz stosować i upowszechniać zasady nowoczesnej organizacji pracy;
- przestrzegać godzin urzędowania oraz organizować sprawne przyjmowanie interesantów;
- udzielać interesantom informacji niezbędnych lub przydatnych przy załatwianiu spraw oraz wyjaśniać treść obowiązujących przepisów prawnych;
- na bieżąco orientować się w zakresie spraw załatwianych przez pracowników, których zastępują w czasie ich nieobecności;
- przyjmować interesantów - a na żądanie interesantów- wnoszone przez nich podania, wnioski, skargi itp., przyjmować do protokołu;
- ułatwiać interesantom załatwianie spraw poprzez dokonywanie uzgodnień, potwierdzeń danych będących w posiadaniu innych komórek organizacyjnych Urzędu, udostępnianie interesantom przepisów prawa;
- uzyskiwać w miarę możliwości, we własnym zakresie określone dokumenty, potwierdzenia, niezbędne do załatwienia spraw, a będących w posiadaniu innych urzędów lub instytucji;
- umożliwiać zainteresowanym wgląd w żądaną dokumentację w oparciu o przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej;
- przedstawiać przełożonym sprawy w sposób precyzyjny, w oparciu o posiadaną wiedzę oraz zgłaszać problemy uniemożliwiające samodzielne realizowanie zleconego zadania.
§ 5. 1. Zasady znakowania akt określa Jednolity rzeczowy wykaz akt.
2. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Chojnie Wydział Organizacyjny stosuje symbol literowy: OR
Rozdział 2
Zakres czynności pracowników Wydziału
§ 6. 1. Zakres czynności pracowników ustala na podstawie niniejszego regulaminu i podpisuje Naczelnik Wydziału oraz zatwierdza Burmistrz.
2. Zakres czynności Naczelnika Wydziału ustala Sekretarz Gminy a w czasie jego nieobecności Zastępca Burmistrza.
3. Zakresy czynności każdorazowo ulegają zmianie w przypadku nałożenia na wydział nowych zadań wynikających z przepisów prawa lub z wewnętrznych uregulowań.
4. Zakres czynności sporządza się w trzech egzemplarzach, z których po jednym egzemplarzu:
- doręcza się pracownikowi, którego zakres czynności dotyczy;
- przekazuje się do teczki akt osobowych pracownika;
- przechowuje Naczelnik Wydziału.
5. Data potwierdzenia odbioru zakresu czynności przez pracownika jest datą jego obowiązywania.
Rozdział 3
Aprobata
§ 7. 1. Do aprobaty Naczelnika Wydziału zastrzega się:
- podejmowanie rozstrzygnięć w zakresie upoważnienia udzielonego przez Burmistrza;
- podpisywanie pism (korespondencji) do kierowników urzędów w zakresie niezastrzeżonym do aprobaty Burmistrza;
- podpisywanie pism (korespondencji) wychodzących z Wydziału;
- przedstawianie materiałów o charakterze informacyjnym, analitycznym i sprawozdawczym, sporządzonych dla potrzeb Burmistrza i Rady Miejskiej w Chojnie;
- udzielanie zwolnień pracownikom na wyjście w sprawach osobistych w godzinach służbowych;
- wstępną akceptację podania o urlop.
2. Naczelnik Wydziału przedkłada Burmistrzowi projekty uchwał, zarządzeń, umów, porozumień opracowanych przez pracowników wydziału.
3. Naczelnik Wydziału odpowiada za prawidłowość i zgodność z prawem przygotowywanych projektów pism, co potwierdza podpisem na kopii tych projektów.
Rozdział 4
Szczegółowy zakres zadań:
§ 8. Do zakresu zadań naczelnika należy prowadzenie spraw związanych z nadzorem nad Wydziałem Organizacyjnym opisane w Rozdziale 1 § 3 oraz:
- prowadzenie całości spraw dotyczących zatrudniania i zwalniania pracowników;
- przygotowanie i prowadzenie na bieżąco dokumentacji kadrowej oraz archiwizowania akt osobowych;
- sporządzanie umów o pracę, wypowiedzeń umów o pracę, wystawianie świadectw pracy i innych;
- realizacja przepisów ustawy o pracownikach samorządowych, kodeksu pracy oraz przepisów wykonawczych, dotyczących ustalania wynagrodzenia, prawa do dodatków stażowych, nagród jubileuszowych oraz ustalania prawa do dodatkowego rocznego wynagrodzenia;
- prowadzenie i nadzór nad ewidencją czasu pracy m.in. w zakresie urlopów, wyjść służbowych i prywatnych, wyjazdów służbowych, zwolnień lekarskich;
- prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem profilaktycznej opieki lekarskiej pracownikom, kierowanie na badania wstępne, okresowe i kontrolne;
- nadzór nad dopilnowaniem terminów szkoleń BHP i przeciwpożarowych;
- sporządzanie dokumentacji niezbędnej do ubiegania się o emeryturę, rentę oraz świadczenie rehabilitacyjne przez pracowników Urzędu i kadrę kierowniczą jednostek organizacyjnych Gminy;
- prowadzenie spraw osobowych kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, w tym akt osobowych;
- realizacja zadań dotyczących ubezpieczeń społecznych pracowników;
- planowanie i zarządzanie funduszem płac, w tym przygotowywanie założeń i rocznych projektów funduszu płac,
- realizacja i obsługa założeń polityki kadrowo-płacowej pracodawcy oraz sporządzanie analiz i sprawozdań dla potrzeb pracodawcy;
- analiza zatrudnienia i planowanie zatrudnienia, sporządzanie sprawozdań analiz zatrudnienia, wynagradzania oraz realizacji funduszu płac i sporządzanie sprawozdań dla potrzeb GUS w zakresie prowadzonych spraw;
- organizowanie i udział w przeprowadzaniu naborów na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie oraz na stanowiska kierowników jednostek organizacyjnych Gminy;
- organizowanie okresowych ocen pracowników;
- prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem, kształceniem i doskonaleniem zawodowym pracowników oraz prowadzenie całości dokumentacji w tym zakresie;
- współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy oraz organizacja praktyk studenckich i uczniowskich oraz stażów dla absolwentów;
- kontrola dyscypliny pracy, w tym prowadzenie spraw związanych z naruszeniem dyscypliny pracy;
- dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami;
- wykonywanie czynności wynikających z ustawy o samorządzie gminnym związanych z obowiązkiem składania oświadczeń majątkowych;
- realizowanie zadań wynikających z przepisów o dostępie do informacji publicznej, w tym aktualizowanie gminnego Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie prowadzonych spraw.
§ 9. Do zakresu stanowiska ds. organizacyjnych i obsługi sekretariatu należy w szczególności:
- obsługa sekretariatu;
- przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych oraz informowanie Burmistrza o sprawach służbowych zgłaszanych telefonicznie;
- powadzenie terminarza spotkań i zadań Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
- dbałość o należyty stan urządzeń znajdujących się w sekretariacie,
- przechowywanie i zabezpieczanie pieczęci Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
- prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji,
- prowadzenie książki kontroli prowadzonych w Gminie i Urzędzie,
- przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza,
- organizowanie przyjmowania i załatwiania spraw interesantów zgłaszających się do Burmistrza,
- przygotowywanie korespondencji Burmistrza do wysłania za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej oraz odbieranie korespondencji otrzymanej;
- obsługa posiedzeń Burmistrza w tym:
- sporządzanie protokołów z posiedzeń;
- przekazywanie zarządzeń, poleceń z posiedzeń, wyciągów z protokołów jednostkom organizacyjnym, wydziałom, referatom oraz na samodzielne stanowiska pracy;
- przekazywanie informacji dla radnych, na sesję z działalności Burmistrza (broszura z protokołów z posiedzeń burmistrza);
- prowadzenie ewidencji i rejestru zarządzeń, poleceń Burmistrza;
- publikowanie zarządzeń na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu.
- prowadzenie ewidencji kart drogowych na samochód służbowy w tym:
- wydawanie kart drogowych, rozliczanie kart,
- sporządzanie zestawień miesięcznych, kwartalnych i rocznych;
- prowadzenie harmonogramu wyjazdów samochodem służbowym;
- gospodarka pieczęciami urzędowymi i prowadzenie ich rejestru;
- prowadzenie rejestru wydanych pełnomocnictw i upoważnień;
- prowadzenie rejestru delegacji służbowych;
- przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza w zakresie zadań wynikających z zakresu czynności;
- dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.
§ 10. Do stanowiska ds. kancelaryjnych i obsługi interesanta należy w szczególności:
- prowadzenie Biura Obsługi Interesanta w tym:
- przyjmowanie, ewidencjonowanie i dekretowanie korespondencji wpływającej i innych przesyłek oraz ich ekspedycja,
- udzielanie informacji o właściwościach merytorycznych komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych gminy;
- realizacja zadań związanych z dostarczaniem korespondencji wychodzącej z Urzędu;
- udostępnianie interesantom potrzebnych druków i formularzy do załatwienia sprawy,
- wydawanie korespondencji awizowanej,
- rozdział prasy i innych wydawnictw fachowych,
- obsługa poczty elektronicznej Urzędu i elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP,
- pełnienie obowiązków koordynatora korespondencji:
- nadzór nad korespondencją przekazywaną gońcowi do doręczenia adresatom,
- przekazywanie korespondencji gońcowi,
- rozliczanie gońca z doręczonej i niedoręczonej korespondencji,
- rozliczanie z nadawcą – wydziałem otrzymanej korespondencji urzędowej,
- dbałość o należyty stan urządzeń znajdujących się w Biurze Obsługi Interesanta;
- potwierdzanie własnoręczności podpisów obywateli w ramach udzielonego upoważnienia przez Burmistrza;
- dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.
§ 11. Do stanowiska ds. administracyjnych i archiwum zakładowego należy w szczególności:
- prowadzenie książki obiektu budowlanego Urzędu Miejskiego w Chojnie przy ul. Jagiellońskiej 2 i 4;
- właściwe przygotowanie obiektów Urzędu do eksploatacji poprzez nadzór nad stanem technicznym budynków, przeglądami instalacji i urządzeniami trwale połączonymi z budynkiem, zgodnie z określonymi przepisami Prawa budowlanego, zawartymi umowami i wymogami gwarancyjnymi;
- załatwianie spraw związanych z zabezpieczeniem przeciwpożarowym w Urzędzie;
- nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w budynku Urzędu oraz na terenie wokół Urzędu;
- zapewnienie właściwego wystroju wnętrza budynków urzędu oraz wykonywanie prawidłowej informacji wizualnej w urzędzie;
- gospodarka tablicami urzędowymi;
- przygotowanie dokumentacji niezbędnej do powierzenia mienia pracownikom oraz spisu inwentarza wszystkich pomieszczeń Urzędu, a także prowadzenie ewidencji mienia Urzędu, z wyłączeniem ewidencji sprzętu komputerowego, oprogramowania i sieci teleinformatycznej;
- trwałe oznakowywanie numerami inwentarzowymi środków trwałych i wyposażenia Urzędu;
- sporządzanie dokumentów OT, PT, MT, LT;
- uzyskanie ekspertyz na proponowane do likwidacji środki trwałe;
- przygotowywanie propozycji likwidacji środków trwałych i wyposażenia w celu przedstawienia ich Burmistrzowi i uzyskania zgody na likwidację środka trwałego;
- przekazanie zlikwidowanych środków trwałych i wyposażenia do firmy utylizacyjnej oraz przygotowanie protokołów z likwidacji;
- zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjne, zakup materiałów, mebli i pomocy biurowych;
- przyjmowanie, rejestrowanie i wydawanie materiałów oraz zakupionego sprzętu;
- zapewnianie konserwacji i napraw użytkowanego sprzętu biurowego;
- prowadzenie prenumeraty prasy i czasopism fachowych oraz analizowanie potrzeb w tym zakresie;
- zabezpieczenie obsługi centrali telefonicznej;
- analiza kosztów i kontrola rozliczeń za połączenia telefoniczne, prowadzenie ewidencji użytkowników telefonów;
- sprawdzanie zgodności faktur z zawartymi umowami na dostawę mediów do budynku urzędu, takich jak: energia elektryczna, woda, ogrzewanie, łączność, wywóz nieczystości i inne zlecone do wykonania;
- kontrola zaangażowania środków pieniężnych zgodnie z zawartymi umowami;
- prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu;
- pełnienie funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych – nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;
- przyjmowanie, przechowywanie oraz zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji;
- udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;
- inicjowanie brakowania oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w Urzędzie;
- przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
- przeprowadzanie instruktażu dla pracowników Urzędu w zakresie archiwizowania dokumentacji;
- dokonywanie rejestracji oraz kontroli warunków wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych lokalu archiwum zakładowego;
- sporządzanie raportów z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym zgodnie z terminami i zasadami wynikającymi z obowiązujących przepisów prawa;
- prowadzenie centralnego rejestru umów;
- prowadzenie centralnego rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej;
- prowadzenie kart ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej;
- prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia i odpowiedzialności cywilnej Gminy;
- przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza w zakresie zadań wynikających z zakresu czynności;
- dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.
§ 12. Do Starszego informatyka należy w szczególności:
- nadzór nad zapewnieniem prawidłowego funkcjonowania systemów informatycznych w Urzędzie w tym:
- zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu informatycznego w zakresie sieci informatycznej, oprogramowania i sprzętu,
- sprawowanie nadzoru nad sprawnością techniczną i eksploatacyjną urządzeń infrastruktury teleinformatycznej,
- koordynacja oraz odpowiedzialność za rozwiązanie bieżących problemów informatycznych,
- pełnienie funkcji Administratora Systemów Informatycznych (ASI);
- administrowanie systemami, w tym rejestrów państwowych (system Źródło i itp.);
- administrowanie i zarządzanie kontami poczty elektronicznej Urzędu;
- prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i programów komputerowych stosowanych w Urzędzie;
- tworzenie i przechowywanie kopii baz danych zgodnie z obowiązującymi przepisami;
- nadzór oraz zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz danych, w tym:
- prowadzenie ewidencji zbiorów i zabezpieczenie danych zgodnie systemów informatycznych wykorzystywanych w Urzędzie,
- odpowiedzialność za bezpieczeństwo systemów informatycznych,
- nadzór i uczestnictwo w pracach związanych z modernizacją infrastruktury teleinformatycznej Urzędu, w tym:
- rozwój systemu informatycznego (sieci informatycznej, oprogramowania oraz sprzętu),
- nadzór nad projektami informatycznymi dotyczącymi infrastruktury teleinformatycznej,
- nadzór nad umowami z firmami zewnętrznymi w zakresie działań informatycznych prowadzonych przez Urząd,
- nadzorowanie wprowadzania nowych technologii związanych z rozwojem infrastruktury informatycznej,
- planowanie i analiza potrzeb na infrastrukturę informatyczną,
- nadzorowanie wprowadzania rozwiązań związanych z relacyjnymi systemami baz danych,
- nadzór nad dostępem użytkowników do zasobów sieciowych,
- administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Chojnie,
- terminowe i rzetelne umieszczanie danych na stronie Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa;
- dokonywanie drobnych napraw bieżących oraz usuwanie usterek sprzętu komputerowego, drukarek, kserokopiarek oraz ich przegląd i konserwacja;
- instalacja zakupionego nowego sprzętu oraz obsługa techniczna wszystkich stanowisk komputerowych w Urzędzie;
- prowadzenie dokumentacji w zakresie ustalenia uprawnień dostępu dodanych komputerowych oraz ewidencjonowanie haseł dostępu dla poszczególnych użytkowników;
- sprawowanie nadzoru nad legalnością stosowanego oprogramowania i własnością zabezpieczenia danych gromadzonych w urzędzie przed utratą i dostępem osób nieuprawnionych (archiwizacja danych, kontrola antywirusowa itp.);
- pomoc i szkolenie użytkowników w zakresie obsługi systemów i programów komputerowych oraz sprzętu komputerowego;
- techniczne przygotowanie i obsługa spotkań, konferencji, prezentacji multimedialnych itp.;
- przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie realizowanych zadań;
- dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.
§ 13. Do stanowiska ds. informatyki należy w szczególności:
- administrowanie systemami, w tym rejestrów państwowych (system Źródło i itp.);
- administrowanie kontami poczty elektronicznej Urzędu;
- prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Chojnie w zakresie obsługi informatycznej i aktualizacji strony internetowej w porozumieniu z komórkami organizacyjnymi Urzędu;
- terminowe i rzetelne umieszczanie danych na stronie Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa;
- dokonywanie drobnych napraw bieżących oraz usuwanie usterek sprzętu komputerowego, drukarek, kserokopiarek oraz ich przegląd i konserwacja;
- instalacja zakupionego nowego sprzętu oraz obsługa techniczna wszystkich stanowisk komputerowych w Urzędzie;
- prowadzenie spraw związanych z naprawami gwarancyjnymi i pogwarancyjnymi sprzętu komputerowego, w tym współpraca z dostawcami;
- zaopatrywanie stanowisk pracy wyposażonych w sprzęt komputerowy w materiały eksploatacyjne niezbędne do pracy na tym sprzęcie;
- realizacja zaplanowanych w budżecie gminy wydatków na komputeryzację (zakupy, eksploatacja) w tym dokonywanie analizy celowości zakupu nowego sprzętu komputerowego, oprogramowania i wskazywanie optymalnych rodzajów i marek oraz opiniowanie wyboru dostawców tego sprzętu;
- instalacja programów komputerowych w tym instalacja uaktualnionych wersji oprogramowania na stanowiskach roboczych;
- pomoc i szkolenie użytkowników w zakresie obsługi systemów i programów komputerowych oraz sprzętu komputerowego;
- techniczne przygotowanie i obsługa spotkań, konferencji, prezentacji multimedialnych itp.;
- przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie realizowanych zadań;
- dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.
§ 14. Do zadań konserwatora- kierowcy należy:
- wykonywanie zadań zgodnie z poleceniami wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych;
- dbanie o stan techniczny i estetyczny powierzonego pojazdu;
- samodzielne zaopatrywanie w paliwo i oleje pojazdu w określonej stacji paliw;
- przestrzeganie terminów przeglądów technicznych pojazdu;
- bieżące rozliczanie zużycia paliwa i systematyczne prowadzenie kart drogowych;
- utrzymanie w należytym stanie miejsca garażowania pojazdu;
- wykonywanie bieżących prac o charakterze naprawczym i konserwacyjnym, maszyn i urządzeń w Urzędzie;
- wykonywanie czynności związanych ze zmianami w organizacji pomieszczeń Urzędu, przenoszenie, demontaż i montaż elementów wyposażenia, art. biurowych oraz dokumentów;
- utrzymanie porządku i czystości na zewnątrz budynku Urzędu wraz z przynależnym garażem (zamiatanie, odśnieżanie, usuwanie oblodzenia i liści).
§ 15. Do zadań gońca- kierowcy należy w szczególności:
- dbałość o powierzoną korespondencję urzędową, przekazaną do doręczenia adresatom;
- potwierdzanie na imiennym wykazie otrzymanej korespondencji;
- doręczanie korespondencji urzędowej adresatom;
- udzielanie adresatom informacji o doręczonej korespondencji;
- codzienne rozliczanie się z otrzymanej korespondencji;
- niezwłoczne poinformowanie koordynatora o utracie lub uszkodzeniu powierzonej korespondencji urzędowej;
- niezwłoczne poinformowanie o niemożności wykonania swoich obowiązków i zwrot niedoręczonej korespondencji do koordynatora;
- pomoc w kontroli zużycia wody w budynkach i lokalach;
- wykonywanie zadań zgodnie z poleceniami wyjazdów służbowych i zagranicznych;
- dbanie o stan techniczny i estetyczny powierzonego pojazdu;
- samodzielne zaopatrywanie w paliwo i oleje pojazdu w określonej stacji paliw;
- bieżące rozliczanie zużycia paliwa i systematyczne prowadzenie kart drogowych;
- utrzymanie w należytym stanie technicznym miejsca garażowania pojazdu.
§ 16. Do zadań pomocy administracyjnej należy:
- wspomaganie pracowników merytorycznych Wydziału w zakresie prowadzonych spraw;
- z zakresu czynności kancelaryjnych i obsługi sekretariatu urzędu,
- z zakresu obsługi centrali telefonicznej,
- z zakresu obsługi kserokopiarki, skanera, niszczarki i innych urządzeń biurowych,
- z zakresu pisania na komputerze i innych czynności związanych z pracą na komputerze w programach zainstalowanych na komputerze i zleconych do wykonania przez przełożonych,
- z zakresu zamówień materiałów biurowych i środków czystości,
- z zakresu innych czynności kancelaryjnych zlecanych okolicznościowo przez przełożonego wg zaistniałych potrzeb.
ROZDZIAŁ 5
Zastępstwa pracowników
§ 17. 1. Zastępstwa pracowników ustala Naczelnik Wydziału w szczegółowych zakresach czynności pracowników.
2. Do pracowników zastępujących należy przestrzeganie obowiązku, o którym mowa w § 4 ust. 2 pkt 5 niniejszego regulaminu.
3. W razie jednoczesnej nieobecności pracownika zastępowanego i zastępującego oraz w przypadku, gdy w zakresie czynności nie określono zastępstwa nieobecnego pracownika - Naczelnik Wydziału doraźnie wyznacza pracownika do zastępowania osoby nieobecnej ustalając zarazem zakres zastępstwa.
Rozdział 6
Przepisy końcowe
§ 18. Zmiana Regulaminu następuje w trybie w jakim został przyjęty.
Link do regulaminu i zarządzenia:
Zarządzenie nr 605/2020 z dnia 10 listopada 2020 w wersji doc
Metadane - wyciąg z rejestru zmian
Osoba odpowiadająca za treść informacji
Monika Adamczyk Data wytworzenia:
30 paź 2020
Osoba dodająca informacje
Bartosz Dłubak Data publikacji:
15 lip 2021, godz. 10:43
Osoba aktualizująca informacje
Bartosz Dłubak Data aktualizacji:
15 lip 2021, godz. 10:51